Как продуктивно съездить на мероприятие? 8 шагов

Статья также опубликована в Приложении Делового Петербурга Вконтакте

Startup Weekend, YEES 2011 в Москве, Code Camp, 26-й Startup Point, Cloud Conf 2011, Greenfield Project, РИФ и многие другие. Их становится все больше и больше. И здесь возникает два вопроса: 1) на какие из них стоит поехать и присутствовать вживую; 2) как сделать так, чтобы, приехав на мероприятие, получить от него максимальную отдачу в виде нетворка (или связей, кого тошнит от иностранных слов) и необходимых знаний?

Если на первый вопрос человек может ответить себе сам исходя из своих персональных критериев или за него может легко ответить организация, в которой он работает, то на второй вопрос попытаюсь ответить я исходя из своих наблюдений и опыта участия в мероприятиях. Как продуктивно съездить на мероприятие?

0. Определить цель

По-хорошему, цель уже должна быть ясна до того, как вы приняли решение отправиться на какое-либо событие. Вот, например, классически список целей участника мероприятия (не в качестве спикера или организатора): получить недостающие знания и, возможно, навыки; встретиться с клиентами или потенциальными партнерами, получить реальное представление о рынке и трендах в кулуарных дискуссиях, найти работу, встретиться с друзьями и знакомыми и многие другие.

Выделите для себя три наиболее приоритетные цели и прилагайте максимально возможные усилия для их достижения (в рамках дозволенного, конечно). Идеально, если они будут сформулированы классически, по принципу SMART, но это удается сделать не всегда.

1. Заказать побольше визитных карточек

Это даже совсем не оригинальный совет. Он вполне логичен. Но отчего тогда многие забывают о том, что надо заранее подумать о дополнительных ста визитках перед поездкой на обычную конференцию? Обычно не очень приятны ситуации, когда знакомишься с интересным человеком, а он начинает рассказывать, что: 1) визитки уже закончились, 2) не успели напечатать на работе, 2) просто забыл (есть много таких правдолюбцев) или оставил в каком-то другом рюкзаке/портфеле/сумке/пиджаке.

Не стоит заострять внимание на том, почему такие ситуации не очень приятны. Это может создать впечатление о несобранности человека, неумении спланировать какие-то банальные вещи. И это неудобно, когда приходится забивать контакты в телефон или искать ручку с листами для записи.

Чтобы выделиться из толпы, используйте оригинальный дизайн или необычный материал. Уже ставшая «баяном» коллекция прикольных визиток собрана здесь и здесь. В наше время всеобщей социализации хорошим тоном считается размещать ссылки на профили в Twitter, Facebook, Вконтакте и остальные ресурсы, которыми вы пользуетесь регулярно.

2. Придумать и запомнить короткое представление

Вы представляете бренд самого себя или бренд своего продукта, который производит ваша компания. Но, чтобы ваш бренд запомнили, вовсе не обязательно вести себя как фрик или агрессивно выкрикивать слоганы. Достаточно лишь грамотно продумать свое представление собеседнику.

Одна моя знакомая на большой международной конференции с более чем 700 делегатами смогла в течение недели познакомиться практически с половиной из них. А остальная половина, возможно, узнала о ней от остальных участников. Все очень просто, вот как звучало ее представление на английском: «Hi, my name’s Manana! It’s like ‘Banana’, but instead of ‘B’ is ‘M’. I’m in the head of…».

Используйте различные ассоциации или образы, ищите общих знакомых между вами. Когда рассказывайте о компании, говорить о самых интересных кейсах и уникальных проектах. Расскажите о забавных ситуациях и смешных случаях, которые происходили в процессе работы.

И, забегая вперед, напишите людям, с которыми вы познакомились, имейлы не позже чем через три дня после мероприятия. Скажите, что вы рады знакомству, отправьте ссылки на обещанные материалы, подведите итог начатой беседе, а заодно начните и новую.

3. Захватить с собой маркетинговые материалы проекта

Никогда заранее не знаешь, что с тобой может произойти во время мероприятия! Возможно, вы найдете инвестора; нескольких потенциальных клиентов, желающих сделать крупный заказ; друзей вашей мамы или знакомых детства. Захватите с собой не меньше 30 брошюр ( а если на меропритии 20 человек?) вашего продукта (количество увеличивается в зависимости от типа ивента и участников), несколько дисков с презентациями, корпоративные сувениры и др., что есть в наличии. И давайте их лично в руки людям, с которыми вы ненавязчиво обсуждаете вашу работу.

В редких случаях организаторы размещают возле ресепшена стол, на который маркетинговые материалы может выложить каждый желающий. Нечасто такое бывает, но иногда чудеса случаются.

4. Забронировать гостиницу рядом с местом проведения

Большинство видов транспорта – это безумные пожиратели времени. А когда время ограничено несколькими днями, или даже одним днем, то стоит активизировать свои навыки логиста! Подбирайте гостиницу, которая находится в нескольких остановках или шаговой доступности от места проведения мероприятия.

Самый оптимальные вариант – использовать сервисы бронирования отелей, ускоряющих выбор гостиницы и обеспечивающих простые варианты оплаты. Больше всего дружна с бухгалтерией (если это командировка от организации) система oktogo.ru с большой базой именно по России. Вы всегда можете воспользоваться уже ставшими классикой booking.com и hotels.com, когда отправляетесь в международную поездку.

5. Назначить встречи в этом городе

Деловой завтрак, обед или встреча после мероприятия за ужином – прекрасное время суток, чтобы назначить встречи с партнерами, подрядчиками, экспертами в соответствующих областях или просто с хорошими людьми. Вы не пропустите важные доклады и получите удовольствие от интересной беседы, переговоров или новых знакомств. Только назначайте встречи заранее, хотя бы за неделю, чтобы увеличить шансы встретиться с теми людьми, с которыми вы хотите встретиться.

Если у вас отсутствует цель встретиться с кем-то конкретным, то вы запросто можете пустить клич в Twitter-Facebook-Вконтакте-Одноклассниках(?)-LinkedIn. «Кто из моих фолловеров сейчас в #msk? Пишите, давайте встретимся тогда-то…» «Такого-то числа буду в Козьмодемьянске, кто хочет встретиться пообедать и показать город?»

6. Выделить в программе интересные сессии

Чтобы провести время на мероприятии максимально эффективно, заранее выделите маркером на распечатанной программе или у себя в блокноте интересные сессии. Их можно объединить в три основные группы: 1) важный контент, 2) выступают спикеры, с которыми необходимо пообщаться лично, 3) на ваш взгляд, бессмысленные сессии, во время которых можно пообщаться с коллегами в кулуарах.

В то же время, «держите ушки на макушке», когда в разговорах речь идет о программе мероприятия. Новые знакомые могут посоветовать некоторые полезные сессии и спикеров, которых вы сначала не заметили.

7. Купить билеты на позднее время

Довольно часто после мероприятия начинает действовать самообразующаяся из хаоса структура, которая притягивает к себе все больше и больше делегатов. Эта структура называется автопати (или after party – не надо – ты же до этого не пояснял калькированные термины). Общения во время кофе-брейков и обеда недостаточно. Поэтому после конференции от 1 до 5% участников отправляются в близлежащий бар или кафе, чтобы продолжить нетворкинг и поделиться своими впечатлениями. Определите время поезда, автобуса или вылета не намного позднее, чем закрытие метро и остановка общественного транспорта.

8. Промониторить рядом стоящие по времени события

Посмотрите, какие еще события проходят за неделю до начала мероприятия и после. Возможно, это какая-то вечеринка одного из коммуникационных агентств или пресс-конференция по запуску нового программного продукта из вашей отрасли. Иногда за большой конференции буквально на следующий день проходит менее масштабное мероприятие или организуется специальная дополнительная программа. При этом по иронии судьбы, там могут выступать и более известные специалисты, а это будет обидно упустить.

Итого, какой check list должен быть у вас готов, что должно находиться в вашей дорожной сумке и голове перед мероприятием в другом городе или даже стране?

• Определенная цель посещения этого события
• Заготовленное короткое представление
• Маркетинговые материалы проекта (брошюры, сувениры, которые вместятся в сумку)
• Распечатанный ваучер на забронированную гостиницу вместе с адресом и картой
• Список запланированных встреч в ежедневнике с контактными телефонами людей
• Распечатанная программа мероприятия с выделенными маркером сессиями
• Билеты, или электронные билеты, или скан в смартфоне

Добавляйтесь к нам в группу #vkontakte, фолловьте в Twitter’е и любите нас на Facebook.